’s Blättle Seite 33 Gemeinde Hattenhofen 10. Mai 2024 / Nr. 19 bei größeren Gemeinden auch: • Baurecht und • Aufgaben der unteren Verwaltungsbehörde • sowie Sozialhilfe Durchdetaillierte gesetzlicheRegelungen, Richtlinien, Verwaltungsvorschriften, Fachplanungen, Raumordnungs- und Entwicklungsplanung sowie Struktur- und Investitionsprogramme des Bundes und der Länder wurde der Entscheidungsspielraumder Gemeinden vor allem in den 1960er und 1970er Jahren zunehmend eingeengt. Quelle: Landeszentrale für politische Bildung Aus dem Gemeinderat (Fortsetzung) Digitalisierung im Rathaus: Bei den Bürgerdiensten zwischen Stufen zwei und drei (von vier) Interne Digitalisierung weit vorne unter Kommunen dieser Größe Die Verwaltung informierte den Gemeinderat über den Stand der Digitalisierung in verschiedenen Bereichen. Bei internen oder „eigenen“ Prozesen wie der Schriftgutverwaltung, dem Ratsinformationsystem, der digitalen Bearbeitung von Rechnungen oder der Websitemit social media liegt Hattenhofen, wie jüngst ein Vergleich mit anderen kleinen Gemeinden zeigte, weit vorne. Auch bei den Diensten nach dem bundesweiten Onlinezugangsgsgesetz haben die Sachbearbeiterinnen im Bürgerbüro mit externer Hilfe schon vieles entwickelt. Hier aber fehlt es an Unterstützung durch Bund und Länder. Der Weg der Digitalisierung sei noch lange nicht zu Ende, betonte BM Jochen Reutter, koste aber auch viel Geld. 1) Verwaltungsintern Seit 1995, als Hattenhofen als eine der ersten Gemeinden das Dokumentenmanagement System „REGIsafe“ einführte und ab 1999 Internet und Mailverkehr, hat die Gemeindeverwaltung ihren Digitalisierungsgrad stetig ausgebaut. Nicht immer war man bei den Ersten, manchmal lohnt sich dasWarten wie beispielsweise beim Ratsinformationssystem. Der erste große Baustein war das Schriftgutsystem REGIsafe. Dieses gründet auf dem kommunalen Aktenplan (Hattenhofen hatte seinerzeit schon, anders als viele größere Behörden, eine strukturierte und funktionierende Papierregistratur). Auf diesem System gründen auch Fachmodule wie die Friedhofsverwaltung, der Belegungsplan für die öffentlichen Gebäude und der interne Kalender. In den letzten Jahren kamdas Ratsinformationssystem dazu, das die Schriftgutverwaltung – dort werden die Schriftstücke erstellt – und die Website miteinander verbindet. Basierend auf REGIsafe hat die Verwaltung in den letzten Jahren sehr viele archivierte Akten eingescannt und gespeichert, was die Papierablage (überwiegend) entbehrlich macht. Sämtliche Personalakten werden mittlerweile digital geführt, was im Büro der Sachbearbeiterin „Platz schafft“. Auch das frühere Bildarchiv – schachtelweise Papierfotos oder Dias – haben externe Fachleute digitalisiert und im Schriftgutsystem gespeichert. Geplant ist eine Schnittstelle zwischen REGISafe und dem Mailprogramm Outlook, damit die Mails gleich dort eingehen und gespeichert werden. Mobiles Arbeiten/Homeoffice wurde zunächst für eine Mitarbeiterin mit wenig Kundenverkehr eingeführt, während der Pandemie erhielten weitere Rathaus-bedienstete und der Bürgermeister einen Laptop. Homeoffice ist natürlich nur dann möglich, wenn keine Präsenz erforderlich ist bzw. wenn kein direkter Bürgerkontakt ansteht (Bauherren bringen ihre Anträge nicht dem Sachbearbeiter nach Hause ins Wohnzimmer). Für die digitale Zeiterfassung und Urlaubsplanung ist seit Jahren ein Programm (AIDA Orga) eingeführt, das auf Chip bzw. mit Barcode reagiert. Dieses Systemwird neben dem Rathaus auch im Kindergarten, für die Hausmeister, für die gemeindlichen Bediensteten in der Grundschule und für das Reinigungspersonal genutzt („Alle außer Bauhof“). Bei diesemSystemsind auch Buchungen per Smartphone möglich, z. B. bei Terminen außerhalb des Rathauses. Für Diktate und am Telefon (teilweise) nutzen Mitarbeiterinnen ein Headset. Im Rathaus-Sitzungssaal gibt es seit der Sanierung 2014 Präsentationsmedien und seit ein paar Jahren WLAN. Dies nutzen auch Referenten der VHS gern. Es gibt einen E-Rechnungsworkflow. Alle Rechnungen, die die Gemeinde bezahlen muss, werden eingescannt und digital bzw. automatisch an die Verbandskämmerei weitergeleitet. Auch der Kindergarten, die Schule, der Bauhof und der Hausmeister können Rechnungen in ihrem Aufgabenbereich freigeben. Viele Rechnungen gehen mittlerweile digital per E-Mail ein, entweder an die allgemeine Rathausadresse oder direkt an die Rechnungsadresse. Insgesamt hat der gesamte Papierposteingang in den letzten zwei Jahren deutlich nachgelassen. Künftig sollen auch die Rechnungen, die die Gemeinde stellt, komplett digital erstellt werden. Eine Software für einheitliche Rechnungen (Quittierer) ist bereits im Einsatz, diese soll per Schnittstelle mit demWorkflow verbunden werden. Vor kurzem haben zwei Mitarbeiterinnen ein Mitarbeiterportal bzw. Intranet eingerichtet. Hierüber können Krankmeldungen erfolgen, ein Jobrad beantragt werden, intern Informationen ausgetauscht oder Termine und Allgemeininformationen abgeholt werden. Das Intranet ist als Unterseite auf der Website eingebunden. Die Redaktion für das Amtsblatt läuft komplett digital. Die analoge Auflage wurde runtergefahren, dafür gibt es Onlinezugänge für die Leser. Auch Kirchen, Vereine usw. können ihre Beiträge digital einstellen. Über den Verwaltungsverband gibt es einen Zugriff auf das Geoportal Ingrada, wo Pläne und Luftbilder abgerufenwerden können. Das komplette Leitungsnetz, Bäume, Ruhebänke usw. sind digital kartographiert und in Katastern abrufbar. Teilweise sind Ruhebänke, Hundetoiletten und andere Einrichtungen zusätzlich digital auf der Website im Ortsplan dargestellt. Die Gemeinde nutzt seit Jahren ein Wasserstandsmeldesystem, hier geht ab einem gewissen Wasserpegel eine Warnung an den Bauhofleiter und an die Feuerwehr raus. Auch die Daten der Regenüberlaufbecken werden digital an die Kläranlage übermittelt. Digitale Fahrgastanzeigen an mehreren Bushaltestellen im Ort informieren in Echtzeit über Ankunft und Abfahrt der Busse. 2) Onlinezugangsgesetz/Service-BW/Bürgerservice In 2017 ist das Onlinezugangsgesetz/OZG in Kraft getreten. Dieses verpflichtet alle Behörden, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch digital über Verwaltungs-portale anzubieten. Für einen neuen Führerschein, für den Antrag auf Elterngeld, für Hundemarke, Bauanträge oder sonstige typische Verwaltungsdienstleistungen sollen Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen nicht mehr aufs Amt müssen. Das soll einfach und sicher vom heimischen Wohnzimmer aus beantragt werden können, wie eine Bestellung bei privaten Unternehmen. Dieses Gesetz braucht nicht nur eine moderne IT-Infrastruktur und gemeinsame Standards zwischen Bund, Ländern und Kommunen, sondern es sind viele rechtliche Spezialthemen wie z. B. die digitale Unterschrift zu etablieren. Aufgrund komplexer föderaler Strukturen, unterschiedlicher Digitalisierungsstände und einer sehr heterogenen IT-Landschaft ist man von diesem Ziel noch weit entfernt. Lange Zeit hingen vor allem die kleinen Gemeinden komplett in der Luft, was es an „Handwerkszeug“ schon gibt und was nicht und was sie selbst an eigenen Leistungen zur Umsetzung bringen müssen. Seit zwei Jahren (Mai 2022) wird die Gemeinde Hattenhofen zusammen mit den Verbandsgemeinden von einer früheren Bürgermeisterin beraten, die dies nun als freie Unternehmerin anbietet. In zahlreichen Arbeitsstunden haben die Kolleginnen vomBürgerbüro und die Beraterin einzelne Schritte und Bausteine/Module entwickelt und teilweise auch schon installiert. Ziel ist es, die geläufigsten Dienstleistungen digital abzubilden. Teilweise sind die Prozesse bereits „Ende-zu-Ende“ dargestellt (das
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